Der Standardweg: mit dem Buchungslauf in einem Schritt
Im Regelfall erstellen Sie SEPA-Dateien nicht separat: Die Aktion Nächste Buchungen erstellen hat die Option SEPA Datei anschließend erstellen — damit entstehen die Buchungen und die Lastschrift-Datei in einem Schritt, mit frei wählbarem Einzugstag:
Die fertige Datei finden Sie im Modul Buchhaltung unter SEPA Dateien — von dort laden Sie sie herunter und reichen sie beim Online-Banking Ihrer Bank ein:
Mit der Erstellung markiert Membergy alle enthaltenen Buchungen automatisch als bezahlt — sie verschwinden damit aus dem Standardfilter „offen" der Buchungsliste.
Voraussetzungen
- Ihr Verein erfüllt die SEPA-Voraussetzungen: ein Bankkonto und die Gläubiger-Identifikationsnummer. Ohne sie erscheinen die SEPA-Optionen gar nicht.
- In die Datei kommen nur Buchungen, die alle vier Bedingungen erfüllen:
- die Buchung ist noch offen;
- ihre Fälligkeit liegt am oder vor dem Einzugstag (spätere Buchungen bleiben für den nächsten Lauf liegen);
- die Zahlungsweise der Buchung ist eine Lastschrift;
- die Person hat ein vollständiges Mandat: IBAN, BIC, Mandatsreferenz und Mandatsdatum. Zahlt ein Hauptzahler (z. B. bei Familien), zählen dessen Kontodaten.
Der Nachzügler-Weg: Datei aus markierten Buchungen
Für offene Lastschrift-Buchungen, die noch in keiner Datei stecken (z. B. nach einem Lauf ohne SEPA-Option oder für nachträglich angelegte Buchungen), gibt es die Aktion Erstelle SEPA Datei: Markieren Sie die gewünschten Buchungen in der Liste und wählen Sie die Aktion. Sie fragt nur den Buchungstag ab — vorgeschlagen wird heute plus die SEPA-Vorlaufzeit Ihres Vereins, ein früherer Tag ist nicht wählbar. Es gelten dieselben vier Bedingungen wie oben.
Häufige Fragen und Sonderfälle
- Eine Person fehlt in der Datei. Meist fehlt ein Mandatsbestandteil (Referenz oder Datum) oder ihre Zahlungsweise ist keine Lastschrift. Prüfen Sie die Bankdaten auf der Personen-Detailseite; der Lauf meldet solche Fälle als Warnung.
- Falscher Lauf? Letzten Gebührenlauf zurücknehmen entfernt auch die dabei erstellte SEPA-Datei wieder.
- Welcher Einzugstag ist erlaubt? Frühestens heute plus die im Verein hinterlegte SEPA-Vorlaufzeit (Standard 7 Tage — klären Sie die Frist mit Ihrer Bank), im Buchungslauf höchstens vier Wochen später.
- Wo liegt die Datei technisch? Als Dokument vom Typ SEPA-Datei — sie taucht deshalb auch in der Dokumentenablage des Vereins auf.