Personen
Um festzulegen, welche Personen welche Gebühren zu bezahlen haben, müssen beide miteinander verbunden werden. Hierzu werden auf der Personen Detailseite der einzelnen Personen im Abschnitt Gebühren die jeweiligen Gebühren angehängt.
Beim Anhängen einer Gebühr muss ein Startdatum gewählt werden, ab dem diese Gebühr zu entrichten ist. In der Regel ist dies z.B. der Eintritt in den Verein oder der Start eines Kurses.
Es können mehrere Gebühren auf einmal angehängt werden. z.B. wenn beim Eintritt sowohl eine Mitgliedsgebühr und eine Kursgebühr fällig ist. Die Gültigkeitsdaten werden dann bei allen gewählten Gebühren eingetragen.
Gültigkeit von Gebühren
Die Gültigkeitsdaten signalisieren dem System welche Gebühren beim Erstellen von Buchungen einbezogen werden müssen. Das Startdatum ist hierbei immer Pflicht und ist in der Regel z.B. der Eintritt in den Verein, Start eines Kurses oder auch Änderung des Status. Bei befristeten Kursen kann bereits beim Eintragen der Gebühr ein Enddatum hinterlegt werden – z.B. kann bei einem Kurs mit sechsmonatiger Laufzeit Gültig ab 01.01.2024 und Gültig bis 30.06.2024 hinterlegt werden.
Anteilige Berechnung
Es gibt KEINE anteilige Berechnung von Gebühren. Eine Jahresgebühr für 2023 wird z.B. auch erhoben, wenn der Eintritt (Gültig ab) am 31.12.2023 war. Gleiches gilt für monatliche Gebühren, wodurch z.B. eine Gebühr für den April 2024 auch erhoben würde, wenn Gültig ab auf den 30.04.2024 gesetzt wird.
Nachträgliche Berechnung
Wird über die Zahlungsweise eine Quartalsweise Zahlung (oder höher) ausgewählt, erfolgt gegebenenfalls eine nachträgliche Berechnung. Da die Monate in der Regel im Voraus erfasst werden (im Januar werden die Gebühren für Jan-Mrz beglichen, im April die für Apr-Jun usw.), könnten manche Monate übersehen werden. Tritt beispielsweise ein Mitglied im März in den Verein ein, und muss somit die Monatsgebühr für den März eigentlich bezahlen, wäre bei Quartalsweiser Zahlung die Erstellung von Buchungen für den März aber schon erfolgt.
Eine solche Diskrepanz wird vom System erkannt, wodurch solche Fälle in den nachfolgenden Buchungen mit einbezogen werden. Das genannte Beispiel führt dazu, dass das im März beigetretene Mitglied, im April vier Monatsgebühren (Mrz-Jun) zu bezahlen hat, während alle anderen wie üblich drei Monate (Apr-Jun) begleichen.
Wie sich das System den Fortschritt merkt
Membergy speichert je Zuordnung, bis wann bereits abgerechnet wurde. Der Buchungslauf schreibt diesen Stand bei jedem Lauf automatisch fort — deshalb entstehen keine doppelten Buchungen, auch wenn Sie den Lauf mehrfach mit demselben Termin starten. War ein Lauf fehlerhaft, setzt „Letzten Gebührenlauf zurücknehmen" auch diesen Stand wieder zurück.
Einmalige Gebühren
Einmalige Gebühren können auf zwei Arten erzeugt werden. Handelt es sich um eine Zahlung, die zu verschiedenen Zeiten von verschiedenen Mitgliedern, in immer gleicher Höhe zu begleichen ist, sollte hierfür regulär eine Gebühr mit Betrag angelegt werden, und diese dem Mitglied zugeordnet werden. Ein Beispiel hierfür ist eine einmalige Kursgebühr für eine Teilnahme.
Die Gebühr kann anschließend dem Mitglied z.B. als Monatsgebühr zugeordnet werden und die Gültigkeit wird einfach auf einen Monat beschränkt, z.B. Gültig ab 01.01.2024 und Gültig bis 31.01.2024. Somit wird sicher gestellt, dass diese Gebühr genau einmal in die Buchungen einfließt.
Die zweite Möglichkeit ist das direkte Erstellen einer Buchung ohne hierbei auf Gebühren zurückzugreifen. Dies macht z.B. Sinn, wenn ein Mitglied einen ungewöhnlichen, einmaligen Betrag zu bezahlen hat, weil es beispielsweise Inventar vom Verein übernimmt, oder eine Strafe zu bezahlen hat. Siehe hierzu den Abschnitt „Einzelne Buchung anlegen" auf der Seite Buchungen.